Какой срок хранения приказов по основной деятельности?
Срок хранения приказов по основной деятельности императивно определен в соответствующих нормативно-правовых актах. При установлении срока законодатель исходил из ценности и значимости подобных документов для жизни общества и государства. Из нашего материала вы узнаете о том, сколько, как и где должны храниться приказы по основной деятельности.
Где можно найти нормы, регулирующие вопросы хранения и архивации приказов?
Нумерация и регистрация приказов по основной деятельности, срок хранения журналов регистрации
Срок действия приказов по основной деятельности
Сколько хранятся приказы по основной деятельности?
Где можно найти нормы, регулирующие вопросы хранения и архивации приказов?
Основным законом, который регулирует процедуру хранения и архивирования всех документов, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «Об архивном деле в Российской Федерации». Его положения относятся не только к государственным и муниципальным учреждениям/организациям, образующим государственные и муниципальные архивы, но и к частным предприятиям.
Также о классификации приказов и сроках хранения каждого вида этих локальных нормативных актов можно узнать из «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (ред. от 16.02.2016), утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).
Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» разъясняет порядок и условия формирования архивов на любых предприятиях. Кроме того, этот документ объясняет, что такое постоянное хранение и где оно осуществляется.
Помимо перечисленных нормативно-правовых актов существуют источники, регулирующие вопросы хранения документации в отдельных организациях. Например, ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и пр.
Нумерация и регистрация приказов по основной деятельности, срок хранения журналов регистрации
После издания приказа ему присваивается номер. При нумерации приказов рекомендуется использовать буквенные индексы, которые легко запоминаются и упрощают работу с документами (например, буквенное обозначение «ОД» сразу ассоциируется с основной деятельностью).
Приказы по основной деятельности нумеруются отдельно от других, при этом каждый из них обязательно должен пройти регистрацию в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Данная процедура придает документу юридическую силу и позволяет отслеживать движение и исполнение локального нормативного акта.
Форма такого журнала не утверждена, поэтому делопроизводственная служба каждого конкретного предприятия может устанавливать свой вариант. Например, можно использовать такое оформление:
- титульный лист с надписью «Журнал регистрации приказов по ОД за 2014 год ООО «Эверест»»;
- страницы с таблицей, содержащей записи о регистрации приказов:
|
Дата издания приказа |
Рег. номер |
Краткое содержание приказа |
Отметка об исполнении |
|
23.01.2014 |
1-ОД |
О замене печати В связи с утратой старой печати принять новый оттиск и изготовить новую печать. |
Отдел снабжения |
|
17.02.2014 |
2-ОД |
Об утверждении должностной инструкции мастера участка в новой редакции |
Юридический отдел |
|
28.02.2014 |
3-ОД |
Об изменении режима работы предприятия В связи с началом зимы организация переходит на зимний режим работы |
Юридический отдел Бухгалтерия |
Далее приказы группируются в дела по видам и срокам хранения. Все приказы по основной деятельности имеют один срок хранения, поэтому могут подшиваться в одно дело по годам.
Не знаете свои права?
Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.
Хранятся журналы регистрации приказов по основной деятельности так же, как и любые другие приказы, при этом относятся, согласно подп. «а» п. 258 Перечня, к документам постоянного хранения.
Срок действия приказов по основной деятельности
Чтобы организовать правильно хранение документов, следует прежде определить срок действия (актуальности) каждого конкретного акта. Приказы по основной деятельности начинают действовать с даты их издания или с момента, указанного в самом тексте. Прекращается же действие такого приказа в двух случаях:
- Если его отменили другим документом.
- Если истек срок, указанный в самом приказе.
По сложившейся в делопроизводстве традиции актуальность приказов рекомендуется проверять каждые 3–5 лет. Считается, что именно за это время обычно меняется штатный состав, направление деятельности, общая политика и другие показатели жизнедеятельности предприятия.
Если организация большая, то к данному процессу следует привлекать юридический отдел, бухгалтерию и другие структурные подразделения, которых касаются конкретные приказы или которые отвечают за их исполнение. Привлеченные к процессу актуализации локальной документации лица должны определить, какие акты можно ликвидировать, а какие изменить. После проверки устаревшие приказы следует отменить одним документом.
Сколько хранятся приказы по основной деятельности?
Даже если действие каких-то приказов прекращено, это не значит, что они должны быть уничтожены. После того как приказы прошли текущее хранение (от 1 года до 3 лет), решается вопрос об их архивном хранении. Несмотря на установленный законодательством срок хранения не все приказы по основной деятельности должны подшиваться в архивные дела. Ценность и значимость каждого документа определяет специальная комиссия или уполномоченное лицо. В зависимости от результатов либо формируются дела для передачи их в архив организации, либо происходит уничтожение ненужных приказов с составлением соответствующих актов.
Если организация входит в список предприятий, формирующих государственные и муниципальные архивы, то дела передаются в архив. Большинство юридических лиц не имеет такой возможности, поэтому архивным хранением такие компании занимаются самостоятельно.
Согласно п. 19 части 1.1 раздела 1 Перечня приказы по основной (профильной) деятельности хранятся постоянно. В то же время для организаций, не формирующих государственные (муниципальные) архивы, Перечнем предусмотрены боле щадящие сроки. Так, срок хранения актов с отметкой «постоянно» должен быть не менее 10 лет (примечание к Перечню). При этом исчисление срока начинается с 1 января года, следующего после года издания документа (абз. 4 раздела 1.4 Перечня), то есть срок хранения приказа от 2015 года начинается с 1 января 2016 года.
Однако в этом правиле есть исключение: приказы, присланные в организацию с целью уведомления, имеют срок хранения, который определяется как «до минования надобности», но не менее 1 года (примечание к Перечню). То есть приказ, присланный в структурное подразделение, например, из вышестоящего офиса, не должен держаться в общей папке, так как срок его хранения является временным.
Весь архив хранится на предприятии постоянно. Если предприятие реорганизуется, правопреемники обязаны принять архив на дальнейшее хранение. Если же оно ликвидируется, документы выборочно передаются в архив муниципальной или государственной принадлежности.
Как видите, сроки хранения приказов по основной деятельности говорят о том, что данный вид актов имеет большую значимость. В связи с этим во избежание штрафных санкций за непредставление или утрату важных документов (статьи 13.20, 13.25 Кодекса об административных правонарушениях) следует четко соблюдать порядок и сроки хранения рассмотренных актов.
Срок хранения приказов по основной деятельности
Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения приказов по основной деятельности (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения приказов по основной деятельности
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Статья: Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации
(Попова Е.Н.)
(«Делопроизводство», 2018, N 3)Конечно, часть документов, постоянный срок хранения которых закреплен в номенклатуре дел, включается в архивный фонд организации в полном объеме, например приказы по основной деятельности, протоколы заседания коллегии и документы к ним, годовые бухгалтерские отчеты, бюджетная смета и т.п. Но есть комплексы документов, отнесенные к постоянному хранению, которые требуют дополнительной всесторонней оценки содержания и других характеристик. В этой связи, говоря о практике проведения экспертизы ценности документов, остановимся только на одном ее аспекте — экспертизе поручений. Эта работа актуальна далеко не для всех организаций, она касается в первую очередь федеральных и региональных органов исполнительной власти. Но от качества архивных фондов этих организаций во многом зависит качественный состав всего АФ России. Поэтому считаем целесообразным рассмотреть здесь этот неоднозначный вопрос. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
«Судебное административное право: Учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности «Юриспруденция»
(Зеленцов А.Б., Ястребов О.А.)
(«Статут», 2017)Документами постоянного срока хранения являются такие, которые руководителем передаются в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ. В их число, в частности, входят приказы по основной деятельности, штатные расписания, структура организации, уставные документы, номенклатура дел, описи дел, акты об уничтожении дел и утрате документов, годовые планы и отчеты, годовые бухгалтерские балансы, заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля и др. Документами временного срока хранения (5 — 10 лет хранения), в частности, являются приказы на отпуска и командировки, приказы по административно-хозяйственной деятельности, документы по госзакупкам, акты о приеме выполненных работ, бухгалтерские документы и др.
Нормативные акты: Срок хранения приказов по основной деятельности
Срок хранения приказов по основной деятельности
Для определения срока хранения делопроизводителю необходимо разделять приказы по видам. О том, в течение какого времени хранить приказы по профильной деятельности, поговорим в этой статье.
Классификация приказов
Приказ — это распорядительный документ, который подписывает руководитель компании. Директор обозначает задачу и устанавливает способ контроля за ее выполнением. Обязанность делопроизводителя — организовать хранение этих распоряжений. Чтобы определить, сколько хранятся приказы по основной деятельности, необходимо разобраться, что именно к ним относится.
Виды определены в Приказе Минкульта РФ N 558 от 25.08.2010 — это распоряжения:
- по личному составу;
- по административно-хозяйственным вопросам;
- по основной (профильной) деятельности.
Иногда бывает сложно понять, какой документ к какому виду отнести. Для объяснения воспользуемся методом «от противного».
Формулировка «по личному составу» вопросов не вызывает. Это документы кадрового делопроизводства. Ответственные за их ведение и хранение — сотрудники отдела персонала. Хранить кадровикам их придется 75 лет, а часть документов подлежит хранению постоянно.
Разберемся, чем отличаются друг от друга два оставшихся, схожих на первый взгляд, определения. В упомянутом выше нормативном документе №558 есть абзац, который определяет административно-хозяйственные вопросы. Опираясь на этот перечень, легко можно классифицировать и распоряжения руководителя. Итак, к административно-хозяйственным вопросам относятся:
- соблюдение правил внутреннего распорядка;
- эксплуатация зданий, помещений;
- транспортное обслуживание, внутренняя связь;
- обеспечение безопасности организации.
Распоряжения, которые содержат в себе перечисленные темы, делопроизводитель будет хранить 5 лет.
А вот четкого перечня вопросов по профильной деятельности нет. Это указания, которые касаются стратегических организационных решений. Если тема не является административной и не затрагивает проблемы кадрового состава, то, методом исключения, относим ее к основной.
Хранить документы разных видов рекомендуется раздельно.
Сроки ознакомления с приказом по основной деятельности
Все работники, которые в документе перечислены по именам или должностям, те, кому поручено исполнение распоряжения, должны быть ознакомлены с ним под роспись. Четкие сроки ознакомления на законодательном уровне не определены. В интересах работодателя собрать подписи сотрудников в строке «ознакомлен» как можно быстрее. Если этого не сделать, то рассчитывать на то, что сотрудник принял на себя ответственность за выполнение распоряжения, нельзя, и предъявлять к нему претензии за невыполнение заданий — незаконно.
Обязанность ознакомления с документами по личному составу предусмотрена ст. 68, ст. 84.1 и ст. 193 ТК РФ. При ознакомлении с распоряжениями по профильной работе необходимо руководствоваться здравым смыслом и требованиями к оформлению первичных документов. Если в форме заложена необходимость ознакомления — виза должна быть.
Срок хранения приказов по основной (профильной) деятельности
Если распоряжение отнесено к профильной деятельности, делопроизводителю следует хранить его постоянно, т.е. на протяжении всего периода работы организации. При этом данный срок не может быть менее десяти лет. Если это приказы, присланные для сведения, хранить их нужно до минования надобности — данный срок не может быть менее одного года.
Определить надобность и срок действия приказов по основной деятельности помогут даты поставленных задач и сроки их выполнения.
ppt.ru
по основной деятельности и личному составу предприятия, отпуску
Любая организация, которая ведёт активную деятельность, обязана вести делопроизводство в соответствии с существующими правилами.
Содержание статьи
Что это такое
При текущей работе на предприятии необходимо правильно организовать работу с распорядительными документами. Для того, чтобы это сделать, нужно разобраться, как именно надо их классифицировать. Правила должны удовлетворять следующим требованиям:
- Они должны быть удобны для проведения текущей деятельности.
- Принципы классификации не должны противоречить тем, которые будут использоваться при дальнейшем архивном хранении.
На протяжении лет в этом вопросе сложилась определённая практика. Их принято разделять на 2 основные части:
- относящиеся к основной деятельности;
- личный состав предприятия.
В нём указаны следующие категории хранения:
- Основная часть деятельности фирмы.
- Те документы, на основании которых выполняется работа с личным составом.
- Хозяйственные и административные вопросы.
Кроме того, упоминается ещё одна категория. Речь идёт о тех, которые присылаются для сведения. В этом случае предусмотрено, что срок их хранения истекает после того, как они перестанут быть нужны.
Указанная классификация используется в качестве основы при работе.
Сроки ознакомления и хранения
Эти сроки различаются в зависимости от сферы деятельности, к которой они имеют отношение.
По личному составу
Для тех приказов, которые связаны с личным составом, могут быть предусмотрены различные периоды для хранения в зависимости от группы, к которым их можно отнести.
Предусмотрено следующие 2 варианта:
- те, которые можно хранить не более 5 лет;
- со сроком хранения, равным 75 лет.
Первая группа включает в себя:
- распоряжения об отпусках;
- о краткосрочных командировках на территории России;
- по предоставлению учебных отпусков;
- относящиеся к дежурствам;
- распоряжения о наложении взысканий.
Вторая часть — это те, которые могут понадобиться не только в текущий момент, но и на протяжении всей жизни. Сюда включаются, например, те из них, которые могут относиться к подтверждению трудового стажа или к начислению пенсии.
Вот несколько примеров таких бумаг:
- о приёме на работу, переводе или увольнении;
- связанные с различными поощрениями сотрудников;
- распоряжения, результатом которых является установление надбавок за успехи в работе;
- о предоставлении отпуска для ухода за ребёнком;
- бумаги, связанные с процедурой изменения фамилии;
- относящиеся к расследованию несчастных случаев, произошедших на производстве;
- Связанные с направлением сотрудников в заграничные командировки или длительные (свыше 1 месяца) на территории страны.
Поскольку фактически речь идёт о двух массивах кадровых документов, соответствующая служба предприятия должна вести регистрацию отдельно и распределять их в разные дела.
Обычно хранение документов организовывается следующим образом: каждая бумага имеет порядковый номер. Документы со сроком хранения в 75 лет, могут к номеру прибавлять, например, буквы «л/с», а те, которые хранятся не дольше 5 лет — «о».
Вот примеры таких обозначений: «Приказ №5-л/с» или «Распоряжение №7-о». Их подшивают в соответствующую папку. Если накапливается более 250 листов, папку делят на несколько томов. При этом отмечают дату и время начального и последнего документов, содержащихся в каждом полностью заполненном томе. Нумерацию принято вести в пределах года. С начала следующего её начинают заново.
По основной деятельности
Приказы, которые связаны с данной сферой должны храниться постоянно. Обычно точно определено, какие документы являются приказами по личному составу или по административно-хозяйственной деятельности. Приказы, не входящие в указанные разделы считаются относящимися к основной деятельности.
Вот некоторые типичные темы:
- Рассмотрение вопросов формирования и изменения структуры организации.
- Нормативные внутренние акты предприятия или организации, приказы, где они утверждаются или изменяются.
- Если численность согласно штатному расписанию претерпевает изменения.
- Те бумаги, которые связаны с необходимостью выполнения аттестации сотрудников.
- Имеющие отношение к определению стратегии фирмы.
- Проведение контроля деятельности, вопросы составления и сдачи отчётности.
- При формировании или совершенствовании режима работы предприятия приказы относятся к основной деятельности предприятия.
- Относящиеся к материально-техническому снабжению.
- Бумаги, связанные с разного рода информационным или документальным обеспечением.
- Некоторые другие вопросы.
Этот список не является исчерпывающим и существенно зависит от специфики предприятия или организации.
Административно-хозяйственным вопросам
Приказам рассматриваемого типа назначено, что хранить необходимо не менее 5 лет. Какие именно бумаги относятся к нему — указано в Перечне. В данном нормативном акте они классифицируются в соответствии с теми функциями управления, к которым они относятся.
Выделено 4 группы таких документов:
- Документальное оформление внутреннего распорядка деятельности предприятия.
- Вопросы, непосредственно связанные с эксплуатацией зданий, помещений.
- Отдельно рассматривается то, что связано с обеспечением внутренней связью, а также транспортом.
- Вопросы охраны на данном предприятии.
Все документы, относящиеся к указанным сферам деятельности, относятся к разряду административно-хозяйственных и имеют срок хранения 5 лет. Здесь также можно воспользоваться при нумерации буквенными индексами.
Однако при этом можно столкнуться с тем, что отдельные документы могут одновременно затрагивать вопросы по основной и по административно-хозяйственной деятельности. Если такое произошло, их необходимо хранить в папке, которая относится к основной деятельности. При этом он должен храниться постоянно.
Журналов регистрации
Регистрация документов происходит в специальных журналах. Для этого предусмотрены следующие графы:
- Номер по порядку.
- Дата регистрируемого приказа.
- Содержание документа кратко или его заголовок.
- Количество листов и приложений.
- Указание ответственного лица.
- Перечень тех, кого нужно ознакомить с данным приказом.
Журналы для регистрации приказов по основной деятельности необходимо хранить постоянно.
Видео, на котором рассказывается о хранении приказов на предприятии.
Классификация приказов
В каждом из рассмотренных разделов хранятся приказы, которые относятся к определённым сферам управления предприятием или организацией. Перечни конкретных тем подробно рассмотрены выше в соответствующих разделах.
Нормативная регламентация
Основным нормативным документом в рассматриваемой сфере является «Перечень типовых документов, которые образуются в деятельности организаций, с указанием соответствующих сроков хранения». Этот нормативный акт был утверждён Росархивом в 2000 году.
Важно отметить, норма о том, что определённые документы необходимо хранить постоянно, относится к тем организациям, которые их предоставляют для формирования государственных и муниципальных архивов. Для прочих организаций и предприятий, в данном случае, ограничение может составлять 10 лет. При этом подразумевается, что законодательство в отдельных случаях может увеличивать указанный срок.
znaybiz.ru
Сколько хранятся приказы по основной деятельности?
Все приказы подразделяют на следующие виды:
1/ Приказы по основной деятельности с постоянным сроком хранения
2/ Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет
3/ Приказы по личному составу со сроком хранения 5 лет
4/ Приказы по административно-хозяйственной деятельности со сроком хранения 5 лет
Приказы по основной деятельности, срок хранения пост.
О совершенствовании структуры организации
О создании, слиянии, реорганизации подразделений организации
Об изменении режима работы организации
Об утверждении и введении в действие организационно-правовых документов
(в т.ч. должностных инструкций)
О внесении изменений в организационно-распорядительные документы
О создании экспертных комиссий, рабочих групп, совещательных органах
О проведении мероприятий (семинаров, конференций и т.п.)
О делегировании полномочий
О правах подписи документов
О распределении обязанностей
Об утверждении учетной политики организации
По подотчетным лицам
О проведении инвентаризации и создании инвентаризационной комиссии
О приеме, перемещении, списании основных средств
Об утверждении штатного расписания организации
О внесении изменений в штатное расписание
О сокращении штатов организации
О проведении аттестации работников организации (в т.ч. о создании аттестац.комиссий)
О совершенствовании системы повышения квалификации работников организации
По административно-хозяйственным вопросам со сроком хранения 5 лет
О выплате пособия / материальной помощи
Об изготовлении маркетинговых материалов (календари, визитки и т.д.)
О переносе выходных дней / О работе организации в праздничные и выходные дни
О выполнении ремонтных работ
О направлении сотрудников на учебу/семинары
Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет
О приеме работника (работников) на работу
О прекращении действия трудового договора с работником (работниками)
О переводе работника (работников) на другую работу
О предоставлении работнику (работникам) отпуска без сохранения заработной платы
О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1,5, 3-х лет
О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1,5, 3-х лет
Об отмене действия приказа на предоставление работнику отпуска
О направлении работника (работников) в командировку (зарубежные)
О поощрении работника (работников)
Об изменении фамилии
О назначении на должность
О совмещении должностей / профессий
Об исполнении обязанностей (на время отпуска и т.п.)
Об установлении надбавки к должностному окладу
Приказы по кадрам со сроком хранения 5 лет
О предоставлении отпуска работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого, учебного отпусков
Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска
О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
О направлении работника (работников) в командировку (краткосрочные командировки внутри страны)
О привлечении к работе в выходные и праздничные дни
О привлечении к сверхурочным работам
О привлечении работника к дисциплинарной ответственности
О снятии с работника дисциплинарной ответственности
Об отстранении от работы
О прекращении отстранения и допуске к работе
О вынесении взыскания работнику за прогул / Об объявлении выговора
u-bags.ru
Срок хранения приказов | Статьи
Любая трудовая деятельность, осуществляемая работниками предприятия, регламентируется как законодательными государственными актами, так и внутренней локальной документацией, к которой относятся, в первую очередь, приказы руководителей. О том, каким образом необходимо хранить и систематизировать данные документы и пойдет разговор в представленной статье.
Из данной статьи вы узнаете:
- как проходит систематизация приказов;
- срок хранения приказов и особенности хранения приказов;
- что делать, когда срок хранения приказов истек.
Систематизация приказов
Систематизация приказов – процедура, направленная на максимально удобное распределение документации, которая позволяет вносить корректировки в методику ведения трудовой деятельности. На практике существуют несколько способов систематизации приказов, которые зависят от структуры и направленности освещаемой в них ситуации.
Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика
Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.
Читать статью
Как выявить документы с истекшим сроком хранения
Кадровые специалисты разделяют приказы на распоряжения по личному составу и приказы, касающиеся основной производственной деятельности. Определив их структуру, можно понять, каким образом и как долго такую документацию необходимо хранить.
Во время действия документа бланк с приказом размещается в шкафах или в столах кадровых специалистов и бухгалтеров, а после – отправляется на более длительное хранение в архив. Ответственное лицо должно иметь легкий доступ к распоряжению, даже если оно уже давно находится в архиве, так как на предприятии в любой момент может возникнуть ситуация, когда потребуется поднять данное распоряжение (к примеру, во время визита проверяющих органов). Соответственно, их необходимо систематизировать таким образом, чтобы не проводить многие часы в поиске нужного распоряжения.
Каким способом можно уничтожить документы с истекшим сроком хранения
Особенности хранения приказов
Как мы уже определили, существуют два основных вида приказов, различающихся по своей структуре. Так, распоряжения по личному составу могут храниться в течение 75 лет или 5 лет, в зависимости от того, насколько его структура важна для предприятия.
Ко второй категории можно отнести приказы, касающиеся предоставления отпусков, распоряжения о внутрироссийских командировках, бланки о взысканиях и поощрениях. Все остальные документы, касающиеся личного состава коллектива, хранятся на предприятии в течение 75 лет (распоряжения о приеме на работу, увольнении, переводе в другое структурное подразделение, о международных командировках и так далее).
Какие требования необходимо соблюдать при уничтожении документов с истекшим сроком хранения
Читайте по теме в электронном журнале
Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, так же разделяются на две подгруппы: одна хранятся в течение 5 лет, другие – бессрочно. 5 лет необходимо хранить следующие документы:
- приказы о соблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
- документы, касающиеся вопросов эксплуатации зданий и помещений;
- о транспортном обслуживании и средствах связи;
- касающиеся внутренней охраны.
Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами
В течение всего времени в архиве находятся все остальные приказы, касающиеся основной деятельности предприятия. Их достаточно много, но можно выделить основные:
- изменение и утверждение штатной численности сотрудников;
- изменения и утверждения локальных нормативных актов;
- создание дополнительных структурных подразделений или ликвидация какого-либо отдела из уже существующих;
- проведение аттестации членов рабочего персонала;
- отчетность, отображающая контроль деятельности сотрудников;
- материально-техническое, документационное и информационное обеспечение.
Более точный список документации, которую необходимо хранить в архиве постоянно, составляется в соответствии со специальным Перечнем приказов и спецификой деятельности предприятия. То есть, руководители одной фирмы могут хранить определенные документы в течение длительного времени определенной структуры, которая может не попадаться на предприятиях другой сферы деятельности.
Как восстановить кадровое делопроизводство после предшественников
Что делать, когда срок хранения приказов истек?
Если речь идет о приказах, чей срок хранения ограничен, то после того, как наступает последний день архивного сбережения, определяется перечень документов, которые необходимо утилизировать. Их список составляется специальной проверяющей комиссией (в нее входят наиболее опытные сотрудники-представители каждого структурного подразделения во главе с представителем руководящего состава предприятия) каждый год во время переписи архивной документации, после чего составляется акт приема-передачи устаревшей документации компании-утилизатору.
Вторая сторона несет ответственность за дальнейшую судьбу принятых на утилизацию документов. Приказы не могут быть использованы в каких-либо хозяйственных целях, а процедура их уничтожения происходит по строго установленному порядку. После передачи бланков на утилизацию и подписанию руководителем компании соответствующего акта, компания более не несет ответственность за использование устаревших документов.
Опломбируем кадровые документы
www.kdelo.ru
Сроки хранения различных приказов
Новости по теме
Сколько хранятся приказы «Об учетной политике», «О снятии остатков в кассе», «Об установлении перечня лиц, имеющих право подписи в выставленных счетах-фактурах»? Постоянно? А также у нас в организации инженер по охране труда составляет такие приказы, как, например, о бесплатной выдаче молока, о назначении ответственных за противопожарное состояние производственных помещений, о постоянно действующей комиссии (ПДК) и т.д. Сколько должны храниться такие документы? Они относятся к приказам по основной деятельности или по административно-хозяйственной? Документовед, г. Тюмень
Сколько хранятся приказы «Об учетной политике», «О снятии остатков в кассе», «Об установлении перечня лиц, имеющих право подписи в выставленных счетах-фактурах»? Постоянно? А также у нас в организации инженер по охране труда составляет такие приказы, как, например, о бесплатной выдаче молока, о назначении ответственных за противопожарное состояние производственных помещений, о постоянно действующей комиссии (ПДК) и т.д. Сколько должны храниться такие документы? Они относятся к приказам по основной деятельности или по административно-хозяйственной?
Документовед, г. Тюмень
В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень), приказы организации подразделяются на три группы: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и по административно-хозяйственных вопросам. Чтобы понять, какие приказы относятся к приказам по административно-хозяйственным вопросам, достаточно открыть соответствующий раздел Перечня.
Читайте также:
В разделе 10 «Административно-хозяйственные вопросы» выделены такие подразделы: 10.1 «Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка», 10.2 «Эксплуатация зданий и помещений», 10.3 «Транспортное обслуживание, внутренняя связь», 10.4 «Обеспечение безопасности организации».
Приказы, издаваемые по этим вопросам, и являются приказами по административно-хозяйственной деятельности. К приказам по личному составу относятся приказы по вопросам приема, перевода, увольнения, поощрения, вынесения взысканий и др. (см. раздел 8 Перечня «Кадровое обеспечение»). Все остальные приказы – это приказы по основной деятельности. Из этого следует, что все те приказы, которые названы вами в начале вопроса (об учетной политике, снятии остатков в кассе, об установлении перечня лиц, имеющих право подписи счетов-фактур), – это приказы по основной деятельности, их срок хранения по Перечню – постоянно. Но постоянно эти приказы хранятся только в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов. Если ваша организация не является источником комплектования, вам нужно руководствоваться имеющимися в Перечне указаниями, согласно которым документы, имеющие в Перечне отметку в виде одной звездочки (*), хранятся в организации не менее 10 лет, в виде двух звездочек (**) – до ликвидации организации и на государственное или муниципальное хранение эти документы передаются только по принципу выборки организаций и документов. Приказы по охране труда относятся к приказам по основной деятельности.
Читайте ответы зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук В.Ф. Янковой на самые важные вопросы по делопроизводству в №10 2014 журнала «Современные технологии документооборота и делопроизводства»
www.sekretariat.ru